Повелитель времени: системы тайм-менеджмента для разных типов личности

1. Система GTD Дэвида Аллена

«Getting Things Done» (в русской адаптации — «Как привести дела в порядок») — одна из самых известных и популярных систем управления временем. Главный ее принцип — как можно больше автоматизировать свои текущие задачи и тратить время на их выполнение, а не на размышление о том, что и как делать. Основные элементы системы Аллена — контроль и вИдение. Чтобы дела выполнялись четко и в срок, необходимо постоянно отслеживать текущую повестку и процесс выполнения задач. При этом нужно всегда сверяться с вашей глобальной целью — с тем, идете ли вы в правильном направлении. Это и есть вИдение.

Для реализации этих принципов в GTD предусмотрены три модели.

1. Управление рабочим процессом, которое позволяет упростить и автоматизировать выполнение текущих задач.
2. Шестиуровневая модель обзора работы, по которой можно отделить свои глобальные цели от текущих дел.
3. Естественный метод планирования — для более сложных ситуаций, требующих глубокой проработки и мозгового штурма.

Преимущество системы GTD заключается в том, что она предлагает готовую методику, в которой ничего не нужно додумывать и дорабатывать под себя. Тут же кроется и недостаток: многим, особенно людям творческих профессий, она может показаться слишком жесткой и сложной. Несмотря на то, что Аллен пропагандирует принцип, согласно которому на планирование дела не должно уходить больше времени, чем на само выполнение дела, чтобы система заработала, сперва придется сильно потрудиться.

2.​ Система Стивена Кови

Система известного мотивационного спикера и писателя Стивена Кови основана на принципе ранжирования приоритетов. Суть ее заключается в том, чтобы при планировании дел отталкиваться от определения жизненных ценностей и постановки глобальных целей. Уже затем идут долгосрочные цели на несколько лет, годовые и месячные цели, потом — план на неделю и на день. Такой подход позволяет не сбиваться с намеченного пути, выстраивать работу так, чтобы заниматься в первую очередь самым важным, а не размениваться на мелочи.

По похожему принципу он предлагает сортировать и ежедневные задачи, разбивая их на четыре блока:

1. важные и срочные,
2. важные, но не срочные,
3. неважные, но срочные,
4. неважные и не срочные.

Кови отмечает, что большинство людей уделяет внимание первому, третьему и четвертому сектору, тогда как главная задача человека — сделать так, чтобы большая часть задач со временем перешла во второй сектор: тогда вы можете в спокойном темпе заниматься значимыми делами. Система Кови подходит людям, которые стремятся достигнуть большой жизненной цели, двигаться вверх. В качестве рабочего инструмента она также поможет справиться с рабочим или учебным авралом, научиться выделять главное. В отличие от GTD, эта система достаточно гибкая, что может стать как минусом, так и плюсом.

3. «Тайм-драйв» Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — известный российский специалист по тайм-менеджменту. Его метод основан на применении различных техник управления временем и их постепенном внедрении в повседневность. Особенно известны две методики:

1. «Съедание лягушки» — начинать день с выполнения самого неприятного дела в плане. Когда самое трудное позади, мотивация растет, и появляется чувство уверенности в себе.
2. «Разрезание слона на бифштексы» — «разрезать» трудные, глобальные дела на мелкие задачи. Благодаря этому человек сосредотачивается на простых шагах, меньше сомневается и откладывает дело.

Важный принцип системы — это как раз пошаговое выполнение дел. Архангельский советует выделять одно-два долгосрочных дела, сосредотачиваться на них, выполнять и только затем переходить к другим. Такой подход позволяет избежать ситуации, когда приходится в спешке заниматься сразу множеством дел.

Российский специалист предлагает оценивать не только актуальность задач, но и эффективность их потенциального выполнения. Он советует следить за тем, на что уходит время, и отмечать, что можно было бы сделать быстрее или лучше. Метод Архангельского подходит людям, которые не готовы использовать тайм-менеджмент повсеместно и нуждаются лишь в нескольких приемах, которые могли бы облегчить им жизнь.

4.​ Система Яны Франк

Популярный блогер и дизайнер Яна Франк разработала и предложила гибкую систему, которая позволяет составить расписание на весь день или только на час. Главный совет Франк — чередовать дела, ведь разум утомляет однообразная работа. Этот метод похож на «технику помидора» (25 минут работы и пять минут отдыха), но тут подход немного другой. Первые 45 минут часа вы уделяете большому, важному делу, а оставшиеся 15 тратите на мелкие задачи: телефонный звонок, электронное письмо, полить цветы и т. д.

Методика Франк позиционируется как тайм-менеджмент для творческих людей и, в первую очередь, походит фрилансерам. Она позволяет структурировать рабочий день и параллельно выполнять мелкие дела по дому. Впрочем, сама Франк некоторое время применяла свою систему и в офисе.